Automatisér de 6 kedeligste opgaver i marketing med PIM

Sådan frigør du tid med automatisering

Lad os være ærlige: En del af de opgaver, der skal udføres i marketingafdelingerne, er kedelige og unødvendige.

Det er i hvert fald det, jeg hører hver eneste dag, når jeg taler med marketingansvarlige rundt omkring i de danske virksomheder. Min egen – helt uvidenskabelige – vurdering er, at mellem 20 % og 50 % af de opgaver, der bliver udført, er manuelle opgaver, som godt nok skal laves, men som også stjæler tid og energi. Tid og energi, som trækker motivationskontoen i minus.

Det er selvfølgelig ikke så godt – men det er til gengæld godt, at 50 % til 75 % af opgaverne kan automatiseres og dermed frigive tid til spændende, motiverende og ikke mindst værdiskabende opgaver.

Driften kvæler udviklingen

Virkeligheden i enhver marketingafdeling er, at der er en masse mål og ambitioner – og der er ikke tid nok. Det paradoksale er, at der altid er en række kedelige opgaver, som skal løses først. Dermed når man aldrig frem til det sjove, og det er også svært at finde tid og overskud til de ekstra indsatser, som både skaber værdi for virksomheden og for arbejdsglæden. Driften kvæler udviklingen. 

Det er et paradoks, for forventningerne til marketing vokser konstant. Der er jo et utal af teknologiske hjælpemidler til rådighed – hvorfor er det så, at marketingafdelingen ikke trækker det ene kreative tiltag efter det andet op af hatten? Tja; det ville de måske gøre, hvis de ikke brugte tiden på kedelige, manuelle opgaver.

Marketing står med opgaven

Det er netop teknologien, der er nøglen til succes. Den opgave, marketing sidder med i dag, vokser konstant. Det har været virkeligheden i retail længe, og i disse år skyller bølgen ind over industrien.

Vi bliver alle i stigende grad digitale, og vi orienterer os mod nettet, når vi skal købe noget. Det gælder, når vi køber en t-shirt, og det gælder, når vi foretager os et stort og dyrt B2B-køb. Så når man siger, at 80 % af alle køb begynder online, gælder det altså også B2B.

Det stiller store krav til alle brandejere. For det er afgørende, at du er til stede online, og det er afgørende, at du har fuldstændig styr på dokumentationen. Og det er så her, marketingfolk begynder at få svedige håndflader. For hvor lander opgaven med at få styr på datablade, produktark, kataloger, billedmateriale og prislister (altså de prislister, som salgsafdelingen egentlig burde lave)? Yes – i marketing.

Levér eller bliv glemt

Hvor vigtigt er det så egentlig at kunne levere disse ting til sine kunder og partnere? Det er – eller bliver – decideret altafgørende. Hvis vi skal male et sprogligt billede, er der tale om en tsunami, der rejser sig, fordi den rammer stranden.

I retail er det i dag sådan, at hvis du ikke kan levere data i det format, din samarbejdspartner (eksempelvis en e-handelsplatform) kræver, kommer du slet ikke i betragtning til at kunne levere dine varer eller ydelser. Og den samme udvikling er i gang i B2B-segmentet. Kunden har magten.

Opgaven er altså at kunne lave og fremsende alle disse former for dokumenter, lister og materialer på en måde, der ikke stjæler for meget tid og energi. Og det er her, teknologien kommer i spil.

Få styr på data

Løsningen vil for mange virksomheder være PIM. PIM – Product Information Management – samler alle data ét sted, og dermed er det slut med tilfældige regneark, manuelt opdaterede prislister og alle mulige andre former for dokumenter, filer og data, der ligger spredt ud over hele virksomheden i det, der kaldes dataøer.

PIM bygger på data, så det første led i et PIM-projekt er at få styr på alle relevante data i virksomheden. Når det er på plads, begynder magien – nu kan marketingafdelingen begynde at lade teknologien arbejde.

1. Automatisk generering af datablade

Lad os sige, du sælger gulve til erhvervskunder. Dine gulve kommer i forskellige varianter med forskellige specifikationer, og det konkrete datablad afhænger af kundens konkrete valg af materiale, kvalitet, farve, tykkelse og så videre. Kunden vælger sit produkt på siden, og den underliggende data bliver automatisk hevet ind i en skabelon.

I tilfældet med gulve er det desuden helt afgørende, at anvisningerne til mængden af lim, der skal bruges til monteringen, svarer fuldstændig til de valgte materialer, så det ikke ender med en fejlmontage, der kan blive enormt dyr for dig. Disse informationer holder systemet øje med for dig, så det ikke ender med et problem.

2. Prisliste-skabelon

Prislister lyder måske ikke af så meget, men en marketingmedarbejder, der arbejder i en virksomhed, der eksempelvis sælger 8.000 varenumre til 5 lande ved godt, hvor meget arbejde der ligger i at vedligeholde dem. Og økonomichefen ved det også godt – han er nemlig helt klar over, at der nemt kan være bundet en fuldtidsstilling eller mere op på opgaven.

Prislister kan og bør automatiseres – det frigør tid og lønkroner, og det mindsker risikoen for fejl, som igen tager tid og koster penge at rette. Det handler om data og skabeloner, og effekten kan aflæses direkte på bundlinjen.

3. Automatisk PDF

Med PIM kan du arbejde med farver og fonte i din backend, og så kan du definere, hvordan data skal præsenteres i skabelonen. Du kan så efterfølgende vælge at lægge materialet i en mappe, hvor du kan hente det frem, når du skal bruge det – det kan være, du skal bruge skabelonen til et kundemøde – eller du kan lade det blive “trigget” på websitet, hvor en interesseret kunde kan få lavet en prisliste. Det kræver ikke særlige kode-evner og er nemt at arbejde med; det svarer i runde tal til at bygge en side i et CMS-system.

Hvis du gerne vil tage arbejdet et skridt videre, kan du bruge hjælpeværktøjer som IronPDF. Her bygger du skabeloner, som har et mere finpudset look, og så kan websitet generere en PDF on demand. Her er der i teorien ingen grænser for, hvor avanceret det kan blive.

4. Automatisk katalog

Når det kommer til automatiske kataloger, begynder det for alvor at blive fedt. Her etablerer vi EasyCatalog og forbinder det med jeres data. På den måde kan produktdata trækkes over i skabeloner i InDesign, og det giver lige pludselig marketingafdelingen superkræfter. Nu er der ingen grænser for de kreative muligheder, og så er det underordnet, om det handler om produktkataloger, avancerede prislister, instore-materiale eller inspirations-flyers.

5. Lad dine kunder hente data og medier selv

Nu er I blevet automatiseret og har alle hjælpemidlerne – hvad så nu?

Måske har du det sådan, at det at finde materialer er den største opgave. Men det at sende dem bliver lige om lidt langt mere krævende. Billeder og videoer stiller helt særlige krav, og derfor peger udviklingen mod en langt højere grad af selvbetjening.

Det kan eksempelvis komme til udtryk ved et varekatalog, som kunden kan tilgå. Han plukker sine produkter, og konfiguratoren i PIM-systemet gør så, at han kan vælge dataformat, billedtype og meget mere. Og så pakker systemet den materiale-pakke, han har brug for.

Du har altså en database og en selvbetjeningsplatform, som giver uanede muligheder for dine kunder – ikke mindst dem, der er forhandlere og har brug for læssevis af data.

Bliv klogere på Digital Asset Management i PIM

6. Fuld-automatiserede datafeeds med PIM

Når du skal levere produktdata til webshops, er datafeed det absolutte nøgleord. Noget af det, der koster allermest tid i dag, er at skulle pakke data til eksempelvis en ny kollektion, der skal sendes ud til alle jeres samhandelspartnere. Eller hvis der sker en regulering, som betyder, at der er noget dokumentation, som skal sendes ud til en bred gruppe modtagere.

Med feeds sker det automatisk. Her taler databaser med databaser, automatiseringen er komplet. Det er allerede virkeligheden i dag i eksempelvis byggebranchen, hvor der er krav om konstant at stille korrekt og opdateret data til rådighed.

Nøglen er data

Alt det her begynder og slutter med data. PIM samler alle data ét sted, og når der er styr på data, har du køreplanen til en sjovere og mere produktiv hverdag i marketing. Og husk på: Dette her er ikke en spareøvelse. Det er en øvelse, der frigør ressourcer til at lave alt det, marketing egentlig burde lave – de kreative opgaver, der skaber værdi for forretningen.

Hvis du er nået hertil, sidder du givetvis med en række spørgsmål – og de vil typisk være:

Hvad koster PIM?
Kan det betale sig for os?
Hvilket system skal vi vælge?
Hvor lang tid tager projektet?
Hvor mange timer skal vi selv bruge?
Hvis vi allerede har PIM, kan vi så bruge det mere effektivt?